Der Markt ist überhäuft mit vielen Anbietern von Meeting- und Chat-Tools. Was privaten Nutzern an kostenlosen Tools oftmals ausreicht, stößt bei Unternehmen an seine Grenzen. Selbst große Anbieter begrenzen bei den kostenlosen Versionen z.B. die Teilnehmerzahl, die Gesprächsdauer. Auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten hat während einem Meeting an Bedeutung gewonnen. Nicht außer acht lassen darf man, welche Lizenz-Bedingungen vorliegen.
Die Frage, welcher Anbieter mit welchem Leistungsumfang für Sie der richtige ist, kann pauschal nicht beantwortet werden. Hierzu muss einerseits der Bedarf ermittelt werden, als auch die vorliegende Infrastruktur und Konfiguration.
Der Bedarf ist meistens schnell ermittelt. Das benötigte Tool kann einfach nach Standard installiert werden, wenn die Datenschutzthematik geklärt ist. Der Teufel liegt aber im Detail. Mit der Konfiguration des Tools in der jeweiligen vorhandenen Infrastruktur kommen die ersten Fragen auf:
- Wie authentifiziere ich mich gegenüber dem Tool im Tagesbetrieb?
- Wie kann die eingesetzte Office-Anwendung mit eingebunden werden, um gemeinsam Dokumente zu bearbeiten?
- Wie trete ich nach extern in Kontakt bzw. bin ich von extern erreichbar?
- Kann die Firmendomäne eingebunden werden?
- Kann die Telefonanlage mit angebunden werden?
- Können bei Bedarf Daten von z.B. Chats revisionssicher aufbewahrt werden?
- usw.
Die Liste der Fragen ist sehr umfangreich und muss individuell betrachtet werden.
Wie komplex das Thema sein kann, zeigt eine aktuelle Installation von Microsoft Teams:
Das Beispielunternehmen hat seine Active Directory Domäne mit lokalen AD-Benutzern und klassischen Microsoft Office Installationen (kein Microsoft365). Ein lokaler Mailserver ist zudem vorhanden. Die Aufgabenstellung wurde einfach formuliert:
„Microsoft Teams soll das Office Paket erweitern, die aktuelle Infrastruktur soll unverändert bleiben. Ein zukünftiger Einsatz von Microsoft365 soll nicht verbaut werden.“
Dieser Anforderung wurde nachgegangen und nach einer umfangreichen inhaltlichen Klärung umgesetzt. Nach der vom Kunden gewünschten Konfiguration in den Microsoft Admin-Konsolen abschließenden Tests konnten das Ziel mit „Microsoft Teams Essentials“ erfolgreich erfüllt werden.
Planen Sie Ihr Unternehmen mit einem Meeting- und Chat-Tool auszustatten und benötigen Sie bei der Planung und Umsetzung Unterstützung? Dann nehmen Sie bitte zur Terminplanung kontakt mit mir auf.